Mengenal Microsoft Access 2007

• Pengertian

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

• Komponen Utama
  
  1. Table
  
  Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :
  a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
  b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
   2. Query ( SQL / Structured Query Language )
  Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
  a. DDL (Data Definition Language) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.
  b. DML (Data Manipulation Language) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.
  3. Form
  Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
  4. Report
  Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan  mencetak data secara efektif.
  
  C. Tipe Data
  
  Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data  dalam Access, yaitu :
  a. Text
  Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.
  b. Memo
  Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
  c. Number
  Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.
  d. Date/Time
  e. Currency
  f. Auto Number
  g. Yes/No
  
  h. OLE Object
  OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.
  i. Hyperlink
  
  j. Lookup Wizard
  Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.
  
  D. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access
  
  Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :
  1. Click Start ->All Program -> Microsoft Office ->Microsoft Access
  2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click Blank Database untuk membuat database.
  3.Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click tombol create.
  
   E. Membuat Table
  Langkah – langkah untuk membuat tabel :
  1. Click tab Create pada jendela
  2. Click Table Design pada ribbon Tables
  3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S).
  4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk masukkan data ke dalam tabel.
  
   F. Table Relationship
  
  Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
  a. Primary Key
  Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
  b. Foreign Key
  Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.
  
  
• Sejarah
  Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
  Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.
  Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).
  
  

  Membuat Database di  Microsoft Access 2007

  Untuk membuat database ini langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
  Klik start, dan microsoft access. Setelah itu pilih blank database.
  

  

  
  ubah nama file dan create.

  

  
  setelah itu klik design view dan setelah keluar nama tabel 1, ubah nama tabel 1 dan OK. maka makan tampil seperti gambar berikut:

  

  
  setelah di klik OK, maka akan tampil seoperti gambar berikut.

  

  
  Isikan Field name, data tipe, dan descriptionnya.
  
  Setelah itu Klik View, dan pilih data sheet view dan save. akan tampil seperti gambar di bawah:

  

  
  Maka setelah itu isikanlah nama-nama dan biodata mahasiswa yang ada.
  Setelah data telah diisi, maka buatkan formnya. cara membuat form adalah pada Acreate
  dan pilih more form dan pilih form wizard.